Pour les agences immobilières, le dossier prêt dès le mandat

L'annonce de vente a ses propres mentions obligatoires. Pour un logement, elle indique :

• les classes énergie et climat du DPE, sur les échelles de A à G ;
• le montant des dépenses théoriques annuelles d'énergie pour un usage standard, avec l'année de référence des prix ;
• pour un logement classé F ou G, la mention « logement à consommation énergétique excessive ».

Le DPE doit donc exister avant la mise en ligne. Il vaut 10 ans, mais seuls les DPE réalisés depuis le 1er juillet 2021 sont encore utilisables. Pour en vérifier la date et la classe, retrouvez-le dans la base de l'ADEME.

Si le bien est dans une zone couverte par l'état des risques, l'annonce de vente ou de location reprend aussi, depuis le 1er janvier 2023, cette phrase : « Les informations sur les risques auxquels ce bien est exposé sont disponibles sur le site Géorisques : www.georisques.gouv.fr ». Le passeport du bien vous signale quand cette mention est due.

L'état des risques est remis à l'acquéreur potentiel lors de la première visite, lorsque le bien est dans une zone concernée. Il doit dater de moins de 6 mois et être mis à jour si une information a changé au moment de la promesse ou de l'acte. Pour une maison, ou un immeuble qui n'est pas en copropriété, classé E, F ou G en métropole, l'audit énergétique est remis au même moment.

Avec I Love Immo, l'état des risques se prépare avant la visite :

1. la parcelle est identifiée et confirmée ;
2. l'aperçu gratuit montre les risques qui concernent le bien, avec la source et la date de chaque donnée ;
3. le document complet est généré, avec l'ENSA quand le bien est dans une zone de bruit d'aérodrome ;
4. le vendeur complète ses déclarations : sinistres indemnisés, travaux prescrits réalisés ou non.

Chaque PDF porte une référence et un lien vers sa page de vérification, que le notaire peut consulter. Le vendeur peut aussi établir lui-même l'état des risques, gratuitement, avec le service public ERRIAL : voir l'état des risques gratuit. Pour le contenu de notre document, voir l'état des risques en ligne.

Pour une agence, les états des risques s'achètent en packs prépayés : les crédits sont rattachés à l'organisation, et chaque membre de l'équipe les utilise au fil des mandats. Le détail est sur la page tarifs. Au-delà, un abonnement agence est établi sur devis selon votre volume mensuel : parlez à l'équipe.

Pour reprendre un portefeuille existant, l'import crée les passeports en une fois :

• vous collez une liste d'adresses, une par ligne, par exemple depuis un tableur ;
• vous ajoutez si vous le souhaitez votre référence interne après chaque adresse, comme un numéro de mandat ;
• vous pouvez demander l'état des risques de chaque bien, à raison d'un crédit par bien.

Une adresse introuvable, imprécise ou dont la parcelle est ambiguë n'est pas devinée : elle vous est signalée pour que vous la corrigiez. Les déclarations de sinistres restent à compléter par chaque vendeur.

Votre compte est une organisation. Vous y invitez vos collaborateurs par e-mail, chacun avec un rôle :

• propriétaire du compte et administrateur : gestion de l'équipe et des invitations ;
• membre : création des biens, ajout de documents, génération des états des risques ;
• lecture seule : consultation des dossiers, sans modification.

Les dossiers appartiennent à l'organisation, pas à la personne. Quand un négociateur quitte l'agence, ses mandats restent en place, avec leur historique.

Les rappels partent par e-mail à l'équipe, hors comptes en lecture seule, regroupés en un seul message par personne. Le tableau des échéances réunit, pour tous les biens, les documents qui expirent bientôt et ceux qui manquent encore.

Vos données restent les vôtres : le portefeuille s'exporte en CSV, une ligne par bien avec sa référence, sa santé administrative, les documents manquants et ceux à renouveler. Les documents s'exportent dans une archive, avec un index.

Quand un acquéreur se présente, le dossier est déjà rangé. Vous créez un lien de partage en lecture seule pour l'acquéreur ou le notaire : vous choisissez les documents, la durée du lien, et vous pouvez le révoquer. Chaque document y apparaît avec sa date d'établissement.

Entre la promesse et l'acte, il s'écoule souvent plusieurs semaines. Certains documents ont une durée courte : l'état des risques et l'état termites doivent avoir moins de 6 mois. Le tableau des échéances vous les signale avant qu'ils ne soient trop anciens. Les durées complètes sont dans la durée de validité des diagnostics.

I Love Immo n'est ni notaire ni diagnostiqueur. Nous aidons à réunir et suivre les pièces ; le notaire reste celui qui contrôle le dossier avant la signature. Voir aussi l'espace des notaires et, pour la gestion locative, l'espace des bailleurs.