Pour les syndics, chaque immeuble à jour

Sur un portefeuille de nombreux immeubles, les obligations ne tombent pas en même temps. Le tableau des échéances les réunit :

• le DPE collectif, renouvelé tous les 10 ans, sauf si un DPE réalisé depuis le 1er juillet 2021 classe l'immeuble en A, B ou C ;
• le projet de plan pluriannuel de travaux, actualisé tous les 10 ans ;
• les documents qui manquent encore pour un immeuble.

Chaque document rangé garde sa date et, quand la règle en fixe une, sa date limite. Les rappels sont envoyés une fois quand un document entre dans sa période d'alerte, puis une fois s'il expire : pas de relances en boucle.

La santé administrative de chaque immeuble résume la situation, avec l'explication de chaque point. Le portefeuille s'exporte en CSV, une ligne par immeuble avec votre référence, sa santé, les documents manquants et ceux à renouveler : de quoi préparer un ordre du jour ou un point avec le conseil syndical.

La vente d'un lot fait circuler deux séries de documents de l'immeuble.

Les pièces annexées à la promesse

L'article L721-2 du code de la construction et de l'habitation prévoit notamment la fiche synthétique, le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, les informations financières du lot, le carnet d'entretien, les conclusions du DTG s'il existe et le plan pluriannuel de travaux adopté ou, à défaut, son projet. Pour une cave ou un parking vendu seul, la liste est allégée. Le détail est dans les documents de la vente en copropriété.

Depuis l'espace de l'immeuble, vous créez un lien de partage en lecture seule : vous choisissez les documents, la durée du lien, et vous pouvez le révoquer. Le vendeur, son agence ou son notaire l'ouvrent sans compte.

L'état daté, pour le notaire

L'état daté est établi par le syndic à la demande du notaire. Il n'est pas annexé à la promesse. I Love Immo ne l'établit pas : il reste votre document.

Les diagnostics de la partie privative, comme le DPE du logement ou la surface loi Carrez, sont à la charge du copropriétaire vendeur, pas du syndicat.

Les documents de l'immeuble sont établis par des professionnels : le DPE collectif par un diagnostiqueur certifié, le projet de plan pluriannuel de travaux et le DTG par des professionnels qualifiés.

Depuis le passeport de l'immeuble, vous décrivez le besoin une fois. La demande est transmise à des professionnels qui interviennent dans le département. Avant de leur adresser une demande, nous vérifions leurs justificatifs : leurs certifications et leur assurance de responsabilité civile professionnelle.

• Pour un immeuble, chaque professionnel vous répond par un devis : vous les comparez avant de choisir.
• Les délais affichés sont ceux qu'il déclare ; nous n'en promettons aucun à sa place.
• Son rapport est déposé directement dans le coffre-fort de l'immeuble.

L'assemblée générale reste celle qui décide des diagnostics à voter et des travaux. I Love Immo transmet la demande ; il ne réalise aucun diagnostic. Voir trouver un diagnostiqueur.

Votre cabinet est une organisation. Vous y invitez vos collaborateurs par e-mail, chacun avec un rôle :

• propriétaire du compte et administrateur : gestion de l'équipe et des invitations ;
• membre : ajout des immeubles et des documents, demandes de devis ;
• lecture seule : consultation, sans modification.

Un rôle donne accès à tous les immeubles de l'organisation. Pour donner à un membre du conseil syndical les documents d'un seul immeuble, utilisez plutôt un lien de partage : il ne montre que les documents choisis, pour une durée limitée.

Les documents restent rattachés à l'immeuble. Quand un gestionnaire quitte le cabinet ou change de portefeuille, les dossiers restent en place, avec leur historique. Et vos données restent les vôtres : les documents s'exportent à tout moment, dans une archive avec un index.