Charges de copropriété : lesquelles refacturer à votre locataire, et comment

Elle dépend de ses tâches, selon son contrat de travail (article 2 du décret du 26 août 1987).

• Il assure à la fois l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles : 75 % de son coût est récupérable.
• Il n'assure qu'une seule de ces deux tâches : 40 % est récupérable.
• Un employé d'immeuble chargé de l'entretien ou des poubelles : son coût est récupérable en entier.

Certains éléments ne sont jamais récupérables, comme les avantages en nature ou les indemnités de départ.

En location vide, vous procédez par acomptes et régularisation.

1. Fixez une provision mensuelle à partir du budget prévisionnel de la copropriété et de la dernière régularisation.
2. Une fois par an au moins, quand le syndic vous envoie le relevé de l'exercice, isolez les dépenses récupérables de votre lot.
3. Un mois avant la régularisation, envoyez au locataire le décompte par nature de charges et le mode de répartition.
4. Comparez avec les acomptes versés. Rendez le trop-perçu ou demandez le complément.
5. Gardez les justificatifs à sa disposition pendant 6 mois.

Exemple : Mme Petit loue un deux-pièces. Le relevé du syndic indique 2 000 € de charges pour son lot. Sur ce total, 1 300 € sont récupérables : eau, chauffage, ménage, ascenseur, part du gardien. Elle a encaissé 12 provisions de 100 €, soit 1 200 €. Elle demande 100 € de complément à son locataire. Les 700 € restants, dont les honoraires du syndic et le fonds de travaux, restent à sa charge.

Si vous régularisez tard, le locataire peut demander à payer le rappel en 12 mensualités. Cela vaut quand la régularisation n'est pas faite avant la fin de l'année qui suit celle des charges. Vous pouvez réclamer des charges pendant 3 ans. Le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-versé.

En location meublée, le bail peut prévoir des acomptes avec régularisation, comme ci-dessus, ou un forfait. Le forfait est payé avec le loyer, sans régularisation ensuite. Avec un bail mobilité, le forfait est obligatoire.

• Un local commercial ou professionnel. Les règles du bail d'habitation ne s'appliquent pas. Le bail fixe la répartition, dans les limites prévues pour les baux commerciaux.
• Des compteurs individuels de chauffage ou d'eau chaude télé-relevés. Vous devez transmettre chaque mois au locataire ses informations de consommation.
• Un logement social. Un accord collectif peut compléter la liste des charges récupérables.
• Votre déclaration de revenus. En location vide, les charges non récupérées se déduisent sous conditions de vos revenus fonciers : voir les charges déductibles des revenus fonciers.

La répartition des charges entre les lots de l'immeuble est expliquée dans notre article sur les charges de copropriété. Vos autres devoirs de bailleur sont réunis dans les obligations du propriétaire bailleur.

À lire aussi : budget prévisionnel et appels de fonds, fonds de travaux ALUR : obligation et montant et les charges d'ascenseur au rez-de-chaussée.

• Vous payez tout au syndic, puis vous refacturez au locataire les seules charges de la liste officielle.
• Honoraires du syndic, assurance de l'immeuble, fonds de travaux et gros travaux ne se refacturent pas.
• Le gardien est récupérable à 75 % ou 40 %, selon ses tâches.
• La régularisation se fait au moins une fois par an, avec un décompte envoyé un mois avant.
• Gardez le relevé annuel du syndic : c'est votre principal justificatif.