Convocation à l'assemblée générale de copropriété : délai, envoi et ordre du jour

Oui, et c'est même devenu la règle. Mais pas par un e-mail ordinaire.

Avant, l'envoi électronique supposait votre accord. La loi du 9 avril 2024 a inversé le principe. Un décret du 22 décembre 2025, en vigueur depuis le 25 décembre 2025, en fixe les modalités. L'envoi se fait par lettre recommandée électronique ou par un service électronique sécurisé, qui garantit la date et l'intégrité de l'envoi.

Vous préférez le papier ? Vous pouvez demander la lettre recommandée postale à tout moment.

Concrètement :

1. Écrivez au syndic par un moyen qui prouve la date de réception : lettre recommandée, e-mail avec accusé de réception.
2. Votre demande s'applique à partir du lendemain du huitième jour après sa réception par le syndic.
3. Vous pouvez aussi la faire pendant une assemblée générale. Elle s'applique alors tout de suite et figure au procès-verbal.

Chaque convocation et chaque appel de charges doivent rappeler cette possibilité. Pensez aussi à signaler au syndic tout changement d'adresse postale ou électronique.

Le syndic, en principe. D'autres peuvent le faire quand il ne réagit pas.

• Le syndic convoque l'assemblée annuelle. Il la tient dans les 6 mois après la fin de l'exercice comptable.
• Sur demande. Le syndic doit aussi convoquer quand le conseil syndical, ou des copropriétaires ayant au moins un quart des voix, le demandent par lettre recommandée. Le règlement peut prévoir un seuil plus bas. La demande précise les questions à inscrire.
• Le président du conseil syndical peut convoquer lui-même si le syndic ne répond pas. Il doit d'abord le mettre en demeure, c'est-à-dire le sommer par lettre recommandée. Il peut convoquer après 8 jours sans réponse.
• Un copropriétaire seul peut convoquer quand il n'y a plus de syndic, pour en élire un. Voir la copropriété sans syndic. Quand un syndic existe mais ne fait rien, il lui faut l'autorisation du juge, avec un avocat.

Tout ce qui permet de voter en connaissance de cause. Il n'existe pas de modèle officiel, mais voici les éléments à vérifier :

1. Le lieu, la date et l'heure de la réunion. Sauf clause contraire du règlement, elle a lieu dans la commune de l'immeuble.
2. L'ordre du jour. C'est la liste des questions soumises au vote. Chacune est rédigée clairement, porte sur un seul sujet et indique la majorité requise.
3. Le formulaire de vote par correspondance, pour voter sans venir.
4. Les documents nécessaires pour décider : comptes de l'année, projet de budget, devis, contrats, projets de contrat de syndic, projets de résolution.
5. Les modalités de consultation des pièces de charges. Avant l'assemblée qui approuve les comptes, le syndic tient les factures et contrats à votre disposition. Il le fait au moins un jour ouvré.

Les devis de travaux sont joints obligatoirement. Si l'assemblée a voté un seuil de mise en concurrence, plusieurs devis sont nécessaires. Sans nombre précisé, deux suffisent.

Une question qui ne figure pas à l'ordre du jour peut être discutée en séance, mais pas votée. Les moyens de voter sans être présent sont décrits dans donner pouvoir ou voter à distance.

Par lettre recommandée au syndic, à tout moment. Il doit l'inscrire à la prochaine assemblée.

Concrètement :

1. Rédigez la question et, le plus souvent, un projet de résolution. C'est le texte exact qui sera soumis au vote. Il est obligatoire pour la plupart des décisions.
2. Pour des travaux sur les parties communes ou l'aspect extérieur, joignez un document décrivant leur emplacement et leur détail.
3. Envoyez le tout au syndic avant l'envoi de la convocation. Sinon, la question passe à l'assemblée suivante.

Exemple : Nadia veut installer une borne de recharge sur sa place de parking privative. Elle écrit au syndic en février, avec un projet de résolution et un plan d'installation. Sa question figure à l'ordre du jour de l'assemblée de juin.

• Assemblée « extraordinaire ». Elle suit les mêmes règles de convocation, avec 21 jours au moins, sauf urgence. Voir le déroulement de l'AG.
• Lot en indivision ou démembré. La convocation va au mandataire commun désigné pour le lot. C'est le cas pour un lot possédé à plusieurs, ou partagé entre usufruitier et nu-propriétaire.
• Époux mariés sous le régime de la communauté. Les deux doivent être convoqués.
• Lot détenu par une SCI. La convocation est adressée au gérant de la société civile immobilière.
• Petite copropriété ou deux copropriétaires. Les règles sont allégées : voir les règles de la petite copropriété.
• Convocation irrégulière. Délai non respecté, document obligatoire absent, convocation par une personne non habilitée : un copropriétaire peut demander l'annulation. Il a deux mois à partir de la notification du procès-verbal et doit prendre un avocat.

À lire aussi : contester une décision d'AG.

• La convocation part au moins 21 jours avant l'assemblée, sauf urgence ou délai plus long prévu au règlement.
• Elle est envoyée par voie électronique sécurisée, sauf si vous avez demandé le courrier.
• Elle contient l'ordre du jour, le formulaire de vote par correspondance et les documents utiles.
• Seules les questions de l'ordre du jour peuvent être votées.
• Vous pouvez ajouter une question à tout moment, par lettre recommandée, avant l'envoi de la convocation.