Comptabilité de copropriété : lire les comptes sans être comptable

Pour que l'argent de la copropriété ne se mélange jamais avec celui du syndic ou d'autres immeubles.

Le syndic ouvre un compte au nom du syndicat des copropriétaires, dans la banque de son choix. Toutes les sommes de la copropriété y sont versées sans délai. Ce compte ne peut pas être fusionné avec un autre.

Les membres du conseil syndical peuvent consulter les relevés de ce compte. C'est un bon moyen de vérifier que les paiements correspondent aux factures.

Avec la convocation à l'assemblée générale, vous recevez les comptes de l'exercice. Ils sont présentés selon un modèle réglementé, avec une comparaison avec l'année précédente.

Exemple : le budget voté était de 40 000 €. Les dépenses réelles s'élèvent à 38 000 €. Mme Laurent détient 50 tantièmes sur 1 000. Elle a versé 2 000 € de provisions, pour une part réelle de 1 900 €. Après approbation des comptes, 100 € viennent en déduction de son prochain appel de fonds.

C'est la règle qui s'applique aux copropriétés. Une dépense est enregistrée dès que le syndic s'engage, par exemple à la signature d'un devis. On n'attend pas qu'elle soit payée.

Conséquence pratique : les comptes de l'année montrent des dépenses déjà décidées mais pas encore réglées. Elles apparaissent comme des dettes envers les fournisseurs. Ce n'est pas forcément le signe d'un problème.

Le syndic tient une comptabilité qui montre la position de chaque copropriétaire envers la copropriété. Votre relevé reprend :

• les appels de fonds envoyés ;
• vos paiements ;
• votre part des dépenses réelles, après approbation des comptes ;
• votre versement au fonds de travaux, s'il existe ;
• le solde : à payer, ou en votre faveur.

Chez un syndic professionnel, vous le consultez sur l'espace en ligne de la copropriété. Voir l'espace copropriétaire en ligne.

Vous n'avez pas besoin d'être comptable. Procédez ainsi.

1. Comparez avec l'an dernier. Repérez les postes qui augmentent nettement.
2. Consultez les factures. Le syndic tient les pièces justificatives à la disposition des copropriétaires avant l'assemblée.
3. Interrogez le conseil syndical. Il contrôle la comptabilité et la répartition des dépenses. Voir le conseil syndical.
4. Posez vos questions en séance. Le syndic doit expliquer les écarts.
5. Votez. Les comptes s'approuvent à la majorité des voix exprimées. Une réserve peut être inscrite au procès-verbal.

• Refus des comptes. Si l'assemblée refuse d'approuver, le syndic corrige ses comptes et les présente de nouveau.
• Fonds de travaux. Les sommes versées sont suivies à part et appartiennent à la copropriété. Voir le fonds de travaux.
• Vente du lot. Le solde de votre compte à la date de la vente est repris dans les documents remis au notaire. Voir l'état daté.
• Petite copropriété. Certaines règles sont allégées pour les petits immeubles. Voir la petite copropriété.
• Doute sérieux sur la gestion. En cas d'anomalies importantes, le conseil syndical peut se faire aider par un expert-comptable. Pour une action contre le syndic, consultez un avocat.

À lire aussi : le rôle du syndic.

• L'argent de la copropriété passe par un compte bancaire séparé, au nom du syndicat.
• Les dépenses sont enregistrées dès leur engagement, pas seulement au paiement.
• Les comptes suivent un modèle réglementé et se comparent à l'année précédente.
• Votre compte individuel montre ce que vous avez payé et ce que vous devez.
• L'approbation des comptes et le quitus du syndic sont deux votes distincts.