Absent à l'assemblée générale : donner pouvoir, voter par correspondance ou à distance

Par un écrit signé. On l'appelle aussi « mandat » ; la personne qui le reçoit est votre mandataire.

Concrètement :

1. Choisissez votre mandataire. Ce peut être un autre copropriétaire, un membre de votre famille, un ami. Il n'a pas besoin d'être copropriétaire.
2. Rédigez le pouvoir. Indiquez votre nom, votre adresse et vos numéros de lot. Ajoutez le nom et l'adresse du mandataire, la date et votre signature, manuscrite ou électronique.
3. Ajoutez vos consignes, si vous le souhaitez. Par exemple : « voter contre la résolution 9 ». Elles ne sont pas obligatoires.
4. Transmettez-le. Remettez-le au mandataire, qui le donnera au syndic en début de séance. Vous pouvez aussi l'envoyer au syndic par courrier, par dépôt ou par voie électronique.

Votre mandataire peut transmettre le pouvoir à quelqu'un d'autre, sauf si vous l'avez interdit dans le pouvoir.

Le syndic et son entourage. La loi veut éviter qu'il vote sur sa propre gestion.

Ne peuvent recevoir ni pouvoir ni présider l'assemblée :

• le syndic, son conjoint, son partenaire de Pacs ou son concubin ;
• leurs parents et leurs enfants ;
• les salariés du syndic, leur conjoint, partenaire ou concubin, et leurs parents et enfants.

Trois au plus, en principe. Elle peut en recevoir davantage si le total des voix reste faible.

Un mandataire peut dépasser trois pouvoirs si ses propres voix, ajoutées à celles de tous ses mandants, ne dépassent pas 10 % des voix de la copropriété.

Exemple : dans un immeuble de 1 000 tantièmes, Marcel détient 40 voix. Quatre voisins lui confient leur pouvoir, pour 55 voix au total. Avec ses propres voix, il atteint 95 voix, sous le seuil de 100. Il peut donc porter ces quatre pouvoirs. Avec un cinquième pouvoir de 20 voix, il atteindrait 115 voix : ce pouvoir-là serait de trop.

Chacun des époux qui possèdent un lot ensemble peut recevoir des pouvoirs, dans les mêmes limites.

Un pouvoir en blanc est un pouvoir signé sans nom de mandataire. Le syndic ne peut ni le garder pour voter, ni choisir lui-même à qui le donner.

En début de séance, il le remet au président du conseil syndical, ou à défaut à l'un de ses membres. Le conseil syndical est le groupe de copropriétaires élus qui contrôle le syndic. C'est cette personne qui désigne le mandataire. Sans conseil syndical, le président de séance s'en charge. La répartition est notée dans le procès-verbal.

Mieux vaut donc toujours inscrire un nom : vous savez ainsi qui votera pour vous.

Avec le formulaire joint à la convocation, qui suit un modèle officiel.

1. Pour chaque résolution, cochez « pour », « contre » ou « abstention ».
2. Signez le formulaire.
3. Envoyez-le au syndic pour qu'il le reçoive au moins 3 jours francs avant l'assemblée. Un formulaire envoyé par e-mail est réputé reçu le jour de son envoi.

Un piège à connaître : une résolution peut être modifiée pendant la séance. Si vous aviez voté « pour », vous êtes alors considéré comme défaillant pour cette résolution, c'est-à-dire absent. Votre vote ne compte pas.

Pour les sujets sensibles, un pouvoir confié à une personne présente est donc plus souple. Elle peut s'adapter à ce qui se dit en séance.

Oui, si l'assemblée l'a décidé auparavant. Ce n'est pas un droit automatique.

L'assemblée choisit d'abord les moyens techniques, à la majorité des votants, sur la base de devis : visioconférence, téléphone ou autre outil. Ils doivent au moins transmettre la voix des participants et permettre de suivre les débats en continu. Ils doivent aussi vérifier l'identité de chacun. Les frais sont payés par toute la copropriété.

Ensuite, prévenez le syndic au moins 3 jours francs avant l'assemblée, par tout moyen. Si une panne vous empêche de voter, l'incident est noté au procès-verbal.

• Lot en indivision ou démembré. Un seul mandataire commun représente le lot, que les indivisaires ou l'usufruitier et le nu-propriétaire désignent ensemble.
• Lot détenu par une SCI. Le gérant représente la société civile immobilière. Il peut lui aussi donner pouvoir.
• Copropriétaire majoritaire. Ses voix sont plafonnées au total des voix des autres, même s'il porte des pouvoirs. Voir les majorités de vote.
• Syndicat secondaire. Un bâtiment qui a son propre syndicat au sein d'une grande résidence peut mandater le président de son conseil syndical. Ce mandat vaut pour un an, auprès du syndicat principal.

Pour la convocation et le formulaire de vote, voir la convocation à l'AG.

À lire aussi : contester une décision d'AG.

• Vous pouvez donner pouvoir à qui vous voulez, sauf au syndic, à ses proches et à ses salariés.
• Un mandataire porte trois pouvoirs au plus, sauf si le total reste sous 10 % des voix.
• Le formulaire de vote par correspondance doit arriver au moins 3 jours francs avant la réunion.
• La visioconférence suppose un vote préalable de l'assemblée et un avis au syndic 3 jours francs avant.
• Inscrivez toujours un nom sur votre pouvoir, pour savoir qui votera à votre place.