Registre national des copropriétés : qui immatricule, quoi déclarer, quand mettre à jour

Toutes celles dont l'immeuble est à usage total ou partiel d'habitation. Un immeuble mixte, avec des commerces au rez-de-chaussée et des logements aux étages, est concerné. Un immeuble entièrement composé de bureaux ou de commerces ne l'est pas.

La taille ne change rien : une petite copropriété de trois lots doit être immatriculée, comme une résidence de 300 lots.

La personne qui fait la démarche est appelée le télédéclarant. Elle dépend de la situation.

Le télédéclarant crée un compte sur le site du registre. Il dépose ensuite la preuve de son mandat : le contrat de syndic signé, ou le procès-verbal de l'assemblée qui l'a élu. Pour un syndic coopératif, il faut le procès-verbal du conseil syndical qui l'a élu président.

Trois familles de données sont déclarées :

• l'identité de la copropriété : nom, adresse, date de création, nombre et nature des lots, nom du syndic ;
• sa situation financière : budget prévisionnel, montant du fonds de travaux, dettes envers les fournisseurs, impayés de charges et nombre de copropriétaires débiteurs ;
• l'immeuble : nombre de bâtiments, période de construction, étiquette énergétique si elle existe, type de chauffage, nombre d'ascenseurs.

Le syndic déclare aussi les procédures en cours contre l'immeuble, comme un arrêté d'insalubrité. Il signale enfin les plaintes ou condamnations pour marchand de sommeil dont il a connaissance.

Ce qui change en février 2027. Un décret du 19 août 2025 enrichit la liste. Il entre en vigueur dix-huit mois après sa publication au Journal officiel du 21 août 2025. Il ajoute notamment le plan pluriannuel de travaux, la ventilation, l'eau chaude et un éventuel diagnostic de structure. Un copropriétaire débiteur y est défini plus précisément : plus de deux trimestres de charges impayées.

Chaque année, pour les données financières. Le syndic a deux mois après l'assemblée générale qui approuve les comptes de l'exercice.

Les autres informations se mettent à jour quand elles changent. C'est le cas d'un changement de syndic : le syndic qui part doit le signaler dans le mois, en donnant les coordonnées de son successeur.

Exemple. Votre assemblée approuve les comptes de 2025 le 12 juin 2026. Votre syndic doit déclarer les nouveaux chiffres au registre avant le 12 août 2026. Après chaque déclaration, il reçoit une attestation qu'il peut vous montrer.

D'abord une mise en demeure. L'Anah, un copropriétaire ou toute personne intéressée, comme un notaire, peut lui demander par lettre recommandée de régulariser.

Ensuite une astreinte, c'est-à-dire une somme due par semaine de retard. Si rien n'est fait un mois après la mise en demeure, l'Anah peut l'appliquer jusqu'à la régularisation. Elle peut atteindre 20 € par lot et par semaine.

Un syndic payé ne peut pas reporter cette astreinte sur les copropriétaires. Seul un syndic non rémunéré peut la faire supporter par la copropriété.

Et pendant ce temps, la copropriété perd l'accès aux aides publiques pour ses travaux.

• Syndic bénévole. Il a les mêmes obligations qu'un professionnel : immatriculer, puis mettre à jour chaque année. Voir le syndic bénévole.
• Petites copropriétés. Celles qui relèvent du régime allégé (5 lots au plus, ou budget moyen inférieur à 15 000 €) ne déclarent pas leurs impayés ni le nombre de débiteurs.
• Vente d'un lot. Le notaire vérifie le numéro et le reporte dans l'acte. S'il n'y a pas de syndic, ou si le syndic n'a pas réagi un mois après une mise en demeure, le notaire immatricule lui-même la copropriété. Les frais sont alors à la charge du syndic, ou de la copropriété si le syndic n'est pas payé. Les autres documents à réunir sont dans les documents de vente en copropriété.
• Changement de syndic. Le nouveau syndic se rattache à la copropriété grâce à son numéro. Voir changer de syndic.

Pour le reste du rôle du syndic, voir le syndic de copropriété. I Love Immo n'a pas accès au registre et n'immatricule pas les copropriétés.

À lire aussi : ce que la loi Alur impose en copropriété et créer une copropriété.

• Toute copropriété comprenant au moins un logement doit être immatriculée au registre tenu par l'Anah.
• Le syndic s'en charge, même bénévole ; le notaire le fait pour une copropriété nouvelle.
• Les chiffres se mettent à jour chaque année, dans les deux mois après l'approbation des comptes.
• La démarche est gratuite ; un retard peut coûter jusqu'à 20 € par lot et par semaine au syndic.
• Sans immatriculation à jour, aucune aide publique pour les travaux de l'immeuble.