Régularisation des charges locatives : comment la faire, dans quels délais

1. Réunissez les chiffres. En copropriété, attendez l'approbation des comptes par l'assemblée générale et prenez la part récupérable du décompte du syndic. En maison, rassemblez vos factures : taxe d'ordures ménagères, contrat d'entretien, eau.
2. Calculez la part du logement. Dans un immeuble, appliquez la clé de répartition, par exemple les tantièmes ou les compteurs.
3. Envoyez le décompte un mois avant de demander le paiement. Il détaille les charges par nature : eau, chauffage, ascenseur, ménage. Il indique la façon de répartir les charges entre les logements. Pour un chauffage ou une eau chaude collectifs, une note explique le calcul.
4. Tenez les justificatifs à disposition pendant six mois : factures, contrats, décompte du syndic. Le locataire peut aussi demander le récapitulatif par courriel ou par courrier.
5. Régularisez : remboursez le trop-perçu, ou réclamez le complément.
6. Ajustez les provisions de l'année suivante si l'écart est important.

Exemple : Annie loue un trois-pièces avec 120 € de provisions par mois, soit 1 440 € par an. Le décompte du syndic, approuvé en mai, donne 1 590 € de charges récupérables pour le lot. Annie envoie le décompte au locataire en mai, puis lui demande 150 € en juin. Elle porte les provisions à 130 € par mois pour l'année suivante.

Le délai de trois ans joue dans les deux sens. Une somme due en octobre 2026 peut être réclamée jusqu'en octobre 2029.

Vous pouvez régulariser en retard, même par oubli, dans la limite de trois ans. Mais deux protections existent pour le locataire.

Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit celle des charges, il peut exiger de payer par douzièmes, sur douze mois. Il le demande par lettre recommandée.

Le juge peut aussi refuser un rappel jugé déloyal ou brutal, par exemple si le locataire avait demandé la régularisation et n'a jamais eu de réponse. Mieux vaut donc régulariser chaque année.

La régularisation reste due, dans les deux sens. Le départ ne l'efface pas.

En copropriété, vous pouvez garder jusqu'à 20 % du dépôt de garantie en attendant l'approbation des comptes. Vous soldez dans le mois qui suit cette approbation. Voyez le délai de restitution du dépôt de garantie. Hors copropriété, le plus simple est d'arrêter les comptes au départ, si les factures sont connues, et de les régler avec le dépôt de garantie.

• Charges au forfait. Avec un forfait, en meublé ou en colocation, il n'y a pas de régularisation. Voyez charges au forfait ou au réel.
• Compteurs télé-relevés. Dans un immeuble équipé de compteurs individuels de chauffage ou d'eau chaude lisibles à distance, vous transmettez chaque mois au locataire ses consommations.
• Eau sans contrat individuel. Vous lui transmettez une fois par an la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau.
• Logement social (HLM). Le principe est le même ; un accord collectif peut compléter la liste des charges.
• Locataire en difficulté. Un gros rappel peut créer un impayé. Proposez un échéancier et voyez les premières démarches en cas d'impayé.

À lire aussi : taxe d'ordures ménagères : la récupérer sur le locataire.

• Les provisions se régularisent au moins une fois par an, sur les dépenses réelles et récupérables.
• Décompte un mois avant, justificatifs disponibles pendant six mois.
• Trop-perçu à rendre, complément à demander, dans la limite de trois ans.
• Un rappel tardif peut être étalé sur douze mois à la demande du locataire.
• Gardez chaque année le décompte et les factures : ils sont votre seule preuve.