État des lieux d'un local commercial ou de bureaux : quand le faire, qui paie, que vérifier

À deux, à l'amiable. C'est la règle. Vous visitez le local ensemble, vous notez son état, vous signez chacun. Vous pouvez aussi confier cette visite à une personne que vous mandatez tous les deux, par exemple l'agent immobilier. Ses honoraires sont fixés par son mandat.

Par un commissaire de justice, en cas de blocage. Si l'état des lieux ne peut pas se faire à l'amiable, la partie la plus diligente fait appel à un commissaire de justice, l'ancien huissier. Ses frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire. Son tarif dépend de la taille du local et du temps passé : demandez-le avant.

L'état des lieux est joint au bail. À défaut, chacun en garde un exemplaire signé.

Aucun modèle n'est imposé pour un local commercial ou des bureaux. Votre document doit permettre, des années plus tard, de comparer l'état de sortie à celui d'entrée. Une description vague comme « bon état général » ne sert presque à rien.

Concrètement, faites figurer :

1. la date, l'adresse, le nom des parties et la référence du bail ;
2. les relevés des compteurs d'eau, d'électricité et de gaz, avec leurs numéros ;
3. le nombre et le type de clés, badges et télécommandes remis ;
4. la façade, la vitrine, le rideau métallique, l'enseigne et la porte d'entrée ;
5. pour chaque pièce : sols, murs, plafonds, portes, fenêtres et éclairage ;
6. les installations techniques : tableau électrique, chauffage, climatisation, ventilation, alarme ;
7. les points d'eau et les sanitaires, et l'extraction de cuisine pour un restaurant ;
8. les aménagements laissés par le bailleur ou par l'ancien locataire, et qui en est propriétaire ;
9. les réserves de chacun, puis la signature des deux parties sur chaque page.

Ajoutez des photos datées, rattachées à chaque pièce. Elles complètent la description mais ne la remplacent pas.

Pensez aussi aux autres annexes du bail. Le bailleur doit y joindre l'inventaire des charges, impôts et taxes, avec leur répartition. Il remet aussi l'état des travaux prévus sur trois ans et de ceux réalisés sur les trois dernières années. Pour les diagnostics à fournir, voyez les diagnostics d'un local commercial.

L'état des lieux de sortie se fait en principe le jour de la remise des clés, dans les mêmes formes. Le locataire doit rendre le local tel qu'il l'a reçu d'après l'état d'entrée. Deux limites le protègent :

• l'usure normale, ou vétusté, et les dommages de force majeure ne sont pas à sa charge ;
• les grosses réparations, comme la toiture ou les gros murs, ne peuvent pas, en principe, lui être facturées.

Le locataire répond en revanche des dégradations survenues pendant le bail, sauf s'il prouve qu'elles ne viennent pas de sa faute.

Le dépôt de garantie. Pour un local de commerce ou d'artisanat, il se rend au plus trois mois après la remise des clés, depuis la fin août 2026. Vous pouvez retenir les sommes justifiées encore dues : loyers, charges, réparations constatées. Gardez donc les devis et factures de chaque retenue. Le montant, les intérêts et les cas particuliers sont détaillés dans le dépôt de garantie d'un bail commercial.

Exemple. Des années plus tard, le caviste s'en va. À la sortie, Nadine constate une vitrine fêlée et un rideau métallique bloqué. Ces dégâts n'existaient pas à l'entrée. Elle fait établir deux devis et retient leur montant sur le dépôt. Elle rend le solde dans les trois mois avec le détail des retenues.

Dans un bail soumis au seul Code civil, l'absence d'état des lieux joue contre le locataire. Le Code civil présume qu'il a reçu le local en bon état de réparations locatives et qu'il doit le rendre ainsi (article 1731). C'est à lui de prouver le contraire.

Pour un bail commercial, la loi retourne cette règle contre le bailleur négligent. Le bailleur qui n'a pas fait toutes les démarches pour obtenir l'état des lieux ne peut pas invoquer cette présomption. À la sortie, c'est alors à lui de prouver que le locataire a dégradé le local. Sans document d'entrée, cette preuve est souvent difficile.

Si le locataire refuse de participer, ne restez pas sans état des lieux : proposez une date par écrit, puis faites appel à un commissaire de justice. Vous prouvez ainsi que vous avez fait le nécessaire.

• Un local en copropriété. Décrivez aussi les parties communes que le locataire utilise seul, comme une cour ou une réserve en sous-sol, si le bail les lui réserve.
• Des travaux faits par le locataire. Le bail dit en général s'ils restent au bailleur en fin de bail ou s'ils doivent être retirés. Notez-les dans l'état des lieux de sortie, avec ce qui a été convenu.
• Un logement loué avec le commerce. S'il est loué par le même bail, décrivez-le dans le même état des lieux, pièce par pièce.
• Une cession du bail. Le vendeur du fonds et son acheteur ont intérêt à être présents tous les deux. Voir la cession du bail commercial.

Pour un logement, les règles sont différentes : voyez l'état des lieux d'entrée. Pour les règles générales du contrat, voyez le bail commercial 3-6-9 et le bail professionnel. I Love Immo n'est ni avocat ni commissaire de justice : en cas de litige sur les réparations, un professionnel des baux commerciaux pourra vous conseiller.

• L'état des lieux est obligatoire à chaque entrée et à chaque sortie d'un local commercial, y compris lors d'une cession.
• Il se fait à deux, ou par un commissaire de justice dont les frais sont partagés par moitié.
• Aucun modèle n'est imposé : décrivez chaque pièce, les équipements, les compteurs, et ajoutez des photos datées.
• Un bailleur qui n'a pas cherché à faire l'état des lieux perd la présomption de bon état.
• Le dépôt de garantie d'un commerce se rend au plus tard trois mois après la remise des clés.