Qui doit proposer un espace en ligne ?
Le syndic professionnel, c'est-à-dire un cabinet payé pour gérer l'immeuble. La loi l'oblige à proposer un accès en ligne sécurisé aux documents de la copropriété.
Deux exceptions :
- l'assemblée générale peut le dispenser de cette obligation, par un vote à la majorité absolue (plus de la moitié des voix de tous les copropriétaires) ;
- un syndic bénévole ou coopératif n'est pas concerné, car la règle ne vise que les professionnels.
Le nom de l'espace change selon les cabinets : « extranet », « espace client », « mon espace copropriétaire ». Le contenu minimal, lui, est le même partout.
Quels documents doit‑on y trouver ?
Le décret distingue trois niveaux d'accès. Le tableau résume ce que chacun voit.
| Accès | Documents |
|---|---|
| Tous les copropriétaires | Règlement de copropriété, état descriptif de division et leurs modifications publiées |
| Tous les copropriétaires | Dernière fiche synthétique de la copropriété |
| Tous les copropriétaires | Carnet d'entretien de l'immeuble |
| Tous les copropriétaires | Diagnostics techniques des parties communes encore valables |
| Tous les copropriétaires | Contrats d'assurance de l'immeuble en cours |
| Tous les copropriétaires | Contrats et marchés en cours signés par le syndic (hors contrats de travail), contrats d'entretien des équipements communs |
| Tous les copropriétaires | Procès-verbaux des trois dernières assemblées qui ont approuvé les comptes, avec les devis de travaux approuvés |
| Tous les copropriétaires | Contrat de syndic en cours |
| Chaque copropriétaire, pour son lot | Son compte individuel, arrêté après l'approbation des comptes |
| Chaque copropriétaire, pour son lot | Les sommes versées sur les deux derniers exercices clos |
| Chaque copropriétaire, pour son lot | Sa part du fonds de travaux, s'il existe |
| Chaque copropriétaire, pour son lot | Ses appels de fonds des trois dernières années |
| Membres du conseil syndical | Balances et état des recettes et dépenses du dernier exercice clos |
| Membres du conseil syndical | Relevés des comptes bancaires de la copropriété |
| Membres du conseil syndical | Procédures en justice en cours et décisions encore contestables |
| Membres du conseil syndical | Liste de tous les copropriétaires |
| Membres du conseil syndical | Carte professionnelle du syndic, attestations d'assurance et de garantie financière |
Cette liste est un minimum. Le syndic peut en mettre davantage, comme les convocations ou les comptes complets.
Exemple : M. Dubois, 71 ans, veut vendre son studio. Sur son espace, il télécharge le règlement, les trois derniers procès-verbaux, la fiche synthétique et ses appels de fonds. Il a ainsi l'essentiel du dossier à remettre à l'acheteur. Voir le pré-état daté à faire soi-même.
À quoi vous sert concrètement cet espace ?
Il vous évite de demander chaque document au syndic, et parfois de le payer.
- Suivre vos paiements. Vous vérifiez vos appels de fonds et le solde de votre compte.
- Préparer l'assemblée générale. Vous relisez les contrats en cours et le précédent procès-verbal. Voir le procès-verbal d'assemblée.
- Connaître l'état de l'immeuble. Le carnet d'entretien et les diagnostics y figurent. Voir le carnet d'entretien.
- Vendre ou louer. Vous rassemblez les documents à transmettre, dont la fiche synthétique. Voir la fiche synthétique.
Pensez à télécharger et à garder vos documents. L'espace dépend du syndic : si vous changez de cabinet, l'adresse et les codes changent aussi.
Que faire si un document manque ?
Commencez par une demande simple, puis montez d'un cran si besoin.
- Écrivez au syndic en citant le document absent et l'obligation de mise en ligne. Gardez une trace de votre demande.
- Prévenez le conseil syndical. Il contrôle la gestion du syndic et peut appuyer votre demande.
- Faites inscrire la question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
- Tenez-en compte au renouvellement du contrat. Le respect de cette obligation est un critère pour choisir le syndic.
Pour le conseil syndical, une règle s'ajoute. Si le syndic ne lui transmet pas un document demandé dans le mois, une pénalité de 15 € par jour de retard est déduite de sa rémunération.
Les cas particuliers
- Syndic bénévole. Il n'a pas d'espace en ligne à offrir. Il doit tout de même vous montrer les documents de la copropriété. Voir le syndic bénévole.
- Copropriétaire peu à l'aise avec Internet. Vous pouvez toujours demander une copie papier au syndic. Le contrat peut prévoir des frais de copie.
- Indivision ou usufruit. Les propriétaires d'un même lot désignent une personne qui les représente auprès de la copropriété. Demandez au syndic à qui il ouvre l'accès.
- Changement de syndic. L'ancien syndic remet les archives au nouveau. Téléchargez vos documents avant la fin de son mandat. Voir changer de syndic.
Le coffre-documents d'I Love Immo vous permet de garder une copie de ces documents, classée par logement, avec des rappels de dates. Il ne remplace pas l'espace officiel du syndic.
À lire aussi : le syndic en ligne.
Ce qu'il faut retenir
- Tout syndic professionnel doit offrir un espace en ligne sécurisé, sauf refus de l'assemblée à la majorité absolue.
- Un décret fixe la liste minimale des documents depuis le 1er juillet 2020.
- Vous y trouvez les documents de l'immeuble et votre compte personnel.
- Les comptes bancaires et la liste des copropriétaires sont réservés au conseil syndical.
- Téléchargez vos documents : l'espace change si la copropriété change de syndic.
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Questions fréquentes
L'accès à l'espace en ligne est‑il payant ?
Non, pas en plus du forfait. Chez un syndic professionnel, l'accès en ligne sécurisé fait partie de la gestion courante, payée par le forfait annuel. Il ne peut pas être facturé à part à chaque copropriétaire.
Je n'arrive pas à me connecter, que faire ?
Demandez vos identifiants au syndic par écrit, en indiquant votre numéro de lot. L'accès est personnel. Si vous avez vendu ou acheté récemment, le syndic doit d'abord mettre à jour la liste des copropriétaires.
Mon locataire peut‑il avoir accès à mon espace ?
L'espace est réservé aux copropriétaires. Ne donnez pas vos codes, car ils ouvrent aussi votre compte individuel. Si votre locataire a besoin d'un document, comme le règlement intérieur, transmettez-le-lui vous-même.
Rédaction : L'équipe éditoriale I Love Immo · sources vérifiées le 18 octobre 2026Voir plusVoir moins
Rédaction
L'équipe éditoriale I Love Immo
Nous rédigeons à partir des textes officiels, cités en bas de page, et republions chaque page quand une règle change.
Relecture
À faire vérifier par un avocat ou un professionnel avant de signer.
Sources vérifiées le 18 octobre 2026.
Règle : obligations, durées et seuils : tirés de nos règles versionnées, avec leurs textes et leur date. Explication de la rédaction : le reste du texte, rédigé par l'équipe à partir de ces règles. Ce n'est pas un avis juridique. Notre politique éditoriale
Sources officielles (4)vérifiées le 18 octobre 2026
- Article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (accès en ligne sécurisé aux documents), version en vigueur depuis le 11 avril 2024Légifrance
- Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 (documents accessibles sur l'espace en ligne de la copropriété)Légifrance
- Syndic de copropriété (espace en ligne, liste minimale des documents depuis le 1er juillet 2020)ANIL
- Syndic de copropriété (documents à transmettre au conseil syndical)Service-Public.fr
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