Le « kit location » : tous les documents que le bailleur remet au locataire, vide ou meublé

Ce dossier regroupe les diagnostics du logement. Il est annexé au bail, à la signature comme au renouvellement.

• le diagnostic de performance énergétique (DPE), en cours de validité ;
• le constat de risque d'exposition au plomb, pour un logement construit avant 1949 ;
• l'état de l'installation intérieure d'électricité, si elle a plus de 15 ans ;
• l'état de l'installation intérieure de gaz, si elle a plus de 15 ans ;
• l'état des risques, si le logement est dans une zone concernée ;
• le diagnostic bruit, si le logement est près d'un aéroport.

Pour savoir lesquels s'appliquent à votre logement, voyez les diagnostics pour louer.

La quittance de loyer. Vous la remettez gratuitement dès que le locataire la demande. Elle distingue le loyer et les charges. Vous pouvez l'envoyer par courriel si le locataire est d'accord. S'il ne paie qu'une partie, vous lui donnez un reçu. Toute clause qui lui ferait payer la quittance ou son envoi ne s'applique pas. Voyez la quittance de loyer, ou créez-la avec notre outil quittance de loyer.

Les justificatifs de charges. Si le locataire paie des provisions, vous lui envoyez :

1. le budget prévisionnel et les résultats de la dernière régularisation, pour justifier les provisions ;
2. un mois avant la régularisation annuelle, le décompte des charges par nature et leur mode de répartition entre les logements ;
3. si le chauffage ou l'eau chaude sont collectifs, une note sur leurs conditions.

Vous tenez ensuite les pièces à sa disposition pendant six mois. Voyez la régularisation des charges.

Selon l'équipement de l'immeuble, d'autres envois s'ajoutent. Avec des compteurs de chauffage ou d'eau chaude télé-relevés, le locataire reçoit chaque mois ses consommations. Si le contrat d'eau n'est pas individuel, vous lui transmettez une fois par an la facture d'eau et les informations sur sa qualité.

Si vous donnez congé pour vendre ou pour reprendre le logement, vous joignez à la lettre une notice d'information. Elle rappelle vos obligations et les recours du locataire. Voyez le congé du bailleur.

Les conséquences varient selon le document.

• Un bail non conforme. Chaque partie peut exiger à tout moment un bail écrit conforme. Vous ne pouvez pas tirer avantage de votre propre manquement.
• Un refus de bail conforme ou de quittance. Service-Public indique qu'un propriétaire particulier qui refuse, ou qui dissimule ces obligations, encourt jusqu'à un an de prison et 20 000 € d'amende.
• Un diagnostic absent. Vous ne pouvez pas l'opposer au locataire, et votre responsabilité peut être engagée.
• Pas d'état des lieux. Le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état, sauf preuve contraire. Voyez l'état des lieux d'entrée.

• Le bail mobilité. La liste est proche de celle du meublé, avec des mentions propres au contrat. Voyez le bail mobilité.
• Un logement passé par une agence. C'est l'agence qui prépare et remet les documents, mais vous restez responsable de leur contenu.
• Le renouvellement du bail. Les diagnostics doivent être à jour, en particulier le DPE.
• Ce que vous ne pouvez pas exiger. La liste des pièces que vous demandez au candidat, elle, est limitée par la loi. Voyez le dossier du locataire.

Pour garder tous ces documents au même endroit et suivre leurs dates, un espace documentaire par logement aide beaucoup.

À lire aussi : les étapes pour louer son logement.

• Il n'y a pas de « kit » officiel : il y a un modèle de bail et une notice fixés par décret.
• À la signature : bail conforme, notice, état des lieux, diagnostics, et selon le cas inventaire, copropriété, caution.
• Pendant le bail : quittance gratuite sur demande, justificatifs de charges.
• Au congé pour vendre ou habiter : une notice sur les droits du locataire.
• Depuis le 1er octobre 2026, les baux signés suivent un nouveau modèle.